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        留學申請套磁:如何給教授正確地發郵件?

        2019-09-06 10:00

        來源:新東方網

        作者:Qui

          無論是在留學申請階段跟教授聯絡、套磁,還是入學后交作業、和教授溝通學術問題,都離不開發郵件。但發給教授的郵件到底應該怎么寫?有些“雷”恐怕你踩了都不自知。小編今天就帶著大家聊聊給教授寫郵件這個技術活!

          寫郵件常見雷區

          我們先來看看下面這封郵件:

        留學申請套磁:如何給教授正確地發郵件?

          簡單來說,這個郵件踩的雷包括:

          郵件表述不正式

          內容失當

          沒有問候

          字里行間滿滿的錯誤拼寫

          語氣頤指氣使

          ……

          這個案例當然十分夸張,但大家卻可能在不經意間犯和上面郵件一樣的錯誤,甚至不自知。

          這些問題都反映出學生并不知道如何和教師進行有效的郵件溝通。

          如何正確地寫郵件

          有效的寫作表達需要根據閱讀對象、寫作目的和寫作類型來調整語言表述。給朋友發emoji表情、縮略語當然沒問題,但對教授來說就非常不合適。

          要想寫好一封給教授的郵件,學生可以注意以下幾點:

          1、郵件主題表述清晰

          郵件主題寫成“修辭學分析論文”顯然要比“HELP!!!!!”恰當。

          另外,有些同學或因匆忙而忘記填寫郵件標題,但是郵件主題空著不填也是教授的重要雷點。

          2、寫好稱呼和簽名

          一些學生郵件的正文開頭就是“Hi”,卻沒有“您好”或“下午好”的基本問候,顯得禮貌不足。

          另外要用教師的title和姓氏來稱呼更為恰當,比如XX教授(Prof. Xavier)或XX博士(Dr. Lee),所以在寫郵件前,可以通過院系官網或者LinkedIn查一查老師的背景和教育程度。如果無法了解到相關信息,通常用Professor比較保險。

          結尾處,不要把系統自動的“郵件從iPhone發出”當成郵件結尾,一定要寫上自己的名字或設置郵件簽名,結尾不要忘記祝福語,比如“Best wishes”或者“Sincerely”。

          3、用標準拼寫、大小寫、標點和語法

          看到“idk what 2 rite about in my paper can you help??”,教授可能會覺得火星文一樣莫名其妙,“I am writing to ask about the topics you suggested in class yesterday.” 就更讓教授感到舒適。對于留學生而言,語法和拼寫更容易出錯,也容易出現詞不達意的現象,發郵件前要注意檢查。

          4、發郵件前,先自己掌握能獲得的信息

          如果你發郵件問教授的內容,是自己很容易就查得到的內容,就顯得很不走心。但如果你在寫郵件時提到自己已經查過了課程大綱、問過同學,才來找教授詢問,就顯得自己非常負責。比如 “昨晚留了什么作業?”和“我翻找了課程大綱和網站,但確實沒能找到本周末的課程作業是什么”之間就高下立判。

          5、別太理直氣壯

          很多教授覺得現在學生提要求時過度理直氣壯。

          比如學生想要立刻獲得幫助、希望消掉缺課記錄或認為遲交作業的理由應該被教授接受而不受懲罰,但這些在教授看來恐怕都是不負責任的行為。

          試想一下,教授打開郵件后看到這樣的內容會是什么心情:“抱歉我今天缺課了,因為我喝多了,發郵件就是確認下我沒錯過什么重要內容吧??”

          如果真的做錯了,就需要主動承擔,首先要做的是在郵件中承認自己的錯誤或不足:“我沒有充分安排好時間,我接受您對遲交作業的任何懲罰。”在此基礎上,在結合一些理由為自己求情,會比直接為自己開脫好看一些。

          6、寫郵件要有“人性”

          一些學生給教授寫郵件時,全篇都是正事:課程大綱、成績、缺課、作業……無法面對面交流的情況下,只談正事容易讓人感覺冷冰冰。

          寫郵件要有“人性”并不是要你拍教授的馬屁,但可以在郵件中提到教授在課堂上講到某一部分很有幫助,或者分享一些你認為與課程有關的新聞鏈接。借由這種形式也能夠逐漸與教授建立良好的關系。

          除了上面這些,一些老師會在教學大綱或者其他地方寫明自己對郵件的一些要求,比如自己哪些日期不方便回復郵件,比如郵件僅回答課程和學術問題,不回復個人情況。所以學生可以留意老師是否設置了郵件要求。

          寫郵件言簡意賅,不要跑題太遠。寫郵件不是聊天,長篇大論講故事、抒發感想也會占用教授的時間。

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        (責任編輯:Hui)

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